TUGAS RANGKUMAN KEL.2

A.                Pengertian Pelatihan dan Pengembangan

Dalam sebuah perusahaan sangat diperlukan para sumber daya manusia yang menjadi penggerak dari berbagai macam pekerjaan yang akan dikerjakan oleh karyawan. Karyawan mempunyai tingkat pekerjaan yang berbeda-beda dalam melaksanakan pekerjaan mereka, namun terkadang karyawan malah tidak tahu apa yang harus dikerjakan terkait banyaknya pekerjaan yang harus mereka kerjakan. Untuk itu sangat diperlukan pelatihan dan pengembangan bagi sumber daya manusia agar para karyawan bisa paham dan mengerti atas pekerjaan mereka sehingga apa yang menjadi tujuan perusahaan bisa dengan cepat terlaksana dan mencapai target yang diharapkan.

Wexley dan Yukl (1976: 282) mengemukakan : “Training and development are terms reffering to planned efforts designed facilitate the acquisition of relevan skills, knowledge, and attitudes by organizational members”. Selanjutnya Wexley dan Yukl menjelaskan pula : “Development focusses more on improving the decision making and human relation skills of middle and upper level management, while training involves lower level employees and the presentation of more factual and narrow subject matter”.

Pendapat Wexley dan Yukl tersebut lebih memperjelas penggunaan istilah pelatihan dan pengembangan. Mereka berpendapat bahwa pelatihan dan pengembangan merupakan istilah-istilah yang berhubungan dengan usaha-usaha berencana, yang diselenggarakan untuk mencapai penguasaan skill, pengetahuan dan sikap-sikap pegawai atau anggota organisasi. Pengembangan lebih difokuskan pada peningkatan kemampuan dalam pengambilan keputusan dan memperluas hubungan manusia (human relation) bagi manajemen tingkat atas dan manajemen tingkat menengah sedangkan pelatihan dimaksudkan untuk pegawai pada tingkat bawah (pelaksana).

Istilah pelatihan ditujukan pada pegawai pelaksana untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan teknis, sedangkan pengembangan ditujukan pada pegawai tingkat manajerial untuk meningkatkan kemampuan konseptual, kemampuan dalam mengambil keputusan, dan memperluas human relation.

Menurut Mariot Tua Efendi. H (2002), “Latihan dan pengembangan dapat didevenisikan sebagai usaha yang terencana dari organisasi untuk meningkatkan pengetahuan, keterampilan dan kemampuan pegawai”. Selanjutnya Mario Tua Efendi. H menambahkan pelatihan dan pengembangan merupakan dua konsep yang sama, yaitu untuk meningkatkan pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan. Tetapi, dilihat dari tujuannya, umumnya kedua konsep tersebut dapat dibedakan. Pelatihan lebih ditekankan pada peningkatan kemampuan untuk melakukan pekerjaan yang spesifik pada saat ini, dan pengembangan lebih ditekankan pada peningkatan pengetahuan untuk melakukan pekerjaan pada masa yang akan datang, yang dilakukan melalui pendekatan yang terintegrasi dengan kegiatan lain untuk mengubah perilaku kerja.

Lain lagi dengan Sjafri Mangkuprawira (2004), “Pelatihan bagi karyawan merupakan sebuah proses mengajarkan pengetahuan dan keahlian tertentu serta sikap agar karyawan semakin terampil dan mampu melaksanakan tanggung jawabnya dengan semakin baik, sesuai dengan standar.” Sedangkan pengembangan memiliki ruang lingkup lebih luas. Dapat berupa upaya meningkatkan pengetahuan yang mungkin digunakan segera atau sering untuk kepentingan dimasa depan. Pengembangan sering dikategorikan secara eksplisit dalam pengembangan manajemen, organisasi, dan pengembangan individu karyawan. Penekanan lebih pokok adalah pada pengembangan manajemen. Dengan kata lain, fokusnya tidak pada pekerjaan kini dan mendatang, tetapi pada pemenuhan kebutuhan organisasi jangka panjang.

Dari berbagai macam pendapat para ahli diatas, dapat ditarik satu kesimpulan kalau pelatihan dan pengembangan bagi sumber daya manusia adalah suatu kegiatan untuk meningkatkan kapasitas sumber daya manusia agar bisa menjadi sumber daya yang berkualitas baik dari segi pengetahuan, keterampilan bekerja, tingkat profesionalisme yang tinggi dalam bekerja agar bisa meningkatkan kemampuan untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan yang baik.

B.                Jenis Program Pelatihan dan Pengembangan

Terdapat banyak pendekatan untuk pelatlian. Menurut (Simamora: 2006:278) ada lima jenis-jenis pelatihan yang dapat diselenggarakan :

1.    Pelatihan Keahlian

Pelatihan keahlian (skills training) merupakan pelatihan yang sering di jumpai dalam organisasi. program pelatihaannya relatif sederhana: kebutuhan atau kekuragan diidentifikasi rnelalui penilaian yang jeli. kriteria penilalan efekifitas pelatihan juga berdasarkan pada sasaran yang diidentifikasi dalam tahap penilaian.

2.    Pelatihan Ulang

Pelatihan ulang (retraining) adalah subset pelatihan keahilan. Pelatihan ulang berupaya memberikan kepada para karyawan keahlian-keahlian yang mereka butuhkan untuk menghadapi tuntutan kerja yang berubah-ubah. Seperti tenaga kerja instansi pendidikan yang biasanya bekerja rnenggunakan mesin ketik manual mungkin harus dilatih dengan mesin computer atau akses internet

3.    Pelatihan Lintas Fungsional

Pelatihan lintas fungsional (cros fungtional training) melibatkan pelatihan karyawan untuk melakukan aktivitas kerja dalam bidang lainnya selain dan pekerjan yang ditugaskan.

4.    Pelatihan Tim

Pelatihan tim merupakan bekerjasarna terdiri dari sekelompok Individu untuk menyelesaikan pekerjaan demi tujuan bersama dalam sebuah tim kerja.

5.    Pelatihan Kreatifitas

Pelatihan kreatifitas (creativitas training) berlandaskan pada asumsi hahwa kreativitas dapat dipelajari. Maksudnya tenaga kerja diberikan peluang untuk mengeluarkan gagasan sebebas mungkin yang berdasar pada penilaian rasional dan biaya dan kelaikan.

C.                Orientasi Pekerja Baru

Setelah merekrut pegawai baru, maka harus ada satu proses yang penting yaitu bagaimana memperkenalkan pegawai baru tersebut kepada lingkungan, peraturan dan tujuan perusahaan, sehingga membantu pegawai tersebut masuk ke dalam bagian sebagai pihak yang dapat memajukan perusahaan. Hal inilah yang dikenal dengan istilah Orientasi Pegawai Baru. Beberapa waktu lalu sewaktu saya bekerja pada sebuah bank, saya menemukan beberapa kasus tentang kurangnya orientasi pegawai baru. Seorang Senior Manager yang baru direkrut, dia merasa kecewa karena ada beberapa kebijakan yang belum dia ketahui, seperti tentang asuransi kesehatan sehingga dia harus bolak balik melakukan urusan tentang kesehatan tersebut. Ada juga beberapa pegawai baru tidak tahu dengan jelas apa yang mereka kerjakan, sehingga kelihatan mereka tidak bekerja maksimal hanya menunggu perintah dari atasan saja. Hal-hal tersebut di atas, seperti adanya kekecewaan dan benturan-benturan, juga tidak jelasnya tujuan kerja, menyebabkan kurangnya produktivitas, yang pada akhirnya mengganggu pencapaian tujuan perusahaan.Seringkali karena kurangnya proses orientasi, menyebabkan kurangnya produktivitas. Hal ini bisa disebabkan kurangnya informasi dan pemahaman tentang peraturan dan bisnis perusahaan, akibatnya si pegawai baru tidak mencapai target yang diharapkan, atau bisa saja dia tidak betah akan situasi dan kondisi perusahaan yang tidak mendukung, akhirnya dia memilih keluar dari perusahaan.

Beberapa tahap orientasi yang penting dilakukan, antara lain :

1.    Perkenalan

Memperkenalkan pegawai baru, mulai dari unit kerjanya sendiri sampai unit kerja besarnya dan sampai unit-unit kerja terkait lainnya, akan memberikan ketenangan dan kenyamanan si pegawai, karena dia merasa diterima di lingkungannya dan hal tersebut akan mempermudah dia untuk bertanya jika ada hal-hal yang kurang jelas, bahkan dapat membina kerja sama dengan yang lain dalam rangka menjalankan tugasnya.

2.    Penjelasan Tujuan Perusahaan

Dengan menjelaskan profil perusahaan secara lengkap seperti visi, misi, nilai-nilai, budaya perusahaan dan struktur organisasi, akan membuat pegawai baru lebih mengenal perusahaan tersebut, sehingga akan membangkitkan motivasi dan kemampuan dia untuk mendukung tujuan perusahaan.

3.    Sosialisasi Kebijakan

Perlu adanya sosialisasi tentang kebijakan perusahaan yang berlaku, mulai dari kebijakan baik yang terkait dengan Sumber Daya Manusia seperti Reward, Career, Training, Hubungan Kepegawaian, Penilaian Pegawai, sampai Termination, juga yang terkait dengan unit kerja tempat dia bekerja, demikian juga tentang kode etik dan peraturan perusahaan. Dengan demikian akan memperjelas hal-hal yang perlu ditaati dan dijalankan dalam memperlancar tugas kerjanya.

4.    Jalur Komunikasi

Membuka jalur komunikasi akan mempermudah pegawai baru menyampaikan aspirasinya maupun pertanyaan-pertanyaannya. Untuk itu perlu dibukanya ruang komunikasi bagi pegawai baru, baik melalui komunikasi rutin melalui tatap muka seperti meeting rutin, friday session dll, juga dibukanya jalur media komunikasi seperti email mapun telephone.

5.    Proses Monitoring

Tentunya pada awal bekerja, si pegawai baru sudah disosialisasikan target kerja yang harus dicapai. Perlu adanya monitor rutin akan hasil kerjanya, sehingga akan membantu pegawai tersebut lebih lagi meningkatkan kinerjanya. Jika ada kekurangan, maka dapat disampaikan hal-hal yang perlu dia lakukan untuk mengatasi kekurangan tersebut. Demikian juga jika ternyata pegawai tersebut berhasil mencapai target yang lebih, maka dapat ditingkatkan lagi target kerjanya.

D.                Pelatihan dan Tahap-tahapnya

1.         Penentuan kebutuhan pelatihanSDM

Tujuan penentuan kebutuhan pelatihan SDM ini adalah untuk mengumpulkan sebanyak mungkin informasi yang relevan guna mengetahui data atau menentukan apakah perlu tidaknya dilakukan pelatihan SDM dalam organisasi tersebut.

2.         Mendesain program pelatihan SDM

Ketepatan metode pelatihan SDM tergantung pada tujuan yang hendak dicapai identifikasi mengenai apa yang diinginkan agar para pekerja harus mengetahui dan harus melakukan.

3.         Evaluasi efektifitas program pelatihan SDM

Pelatihan SDM harus merupakan suatu solusi yang tepat bagi permasahan organisasi, yaitu bahwa pelatihan SDM dimaksudkan untuk memperbaiki kekurangan dari keterampilan setiappekerja. Tujuan dari tahap ini adalah untuk menguji apakah pelatihan SDM tersebut efektif di dalam mencapai sasaran-sasarannya yang telah ditetapkan

E.                                        Pelatihan Formal dan Non-Formal

Pelatihan formal adalah pelatihan yang dilaksanakan secara formal (resmi) oleh organisasi atau perusahaan untuk para karyawan. Pelatihan jenis ini biasanya dilakukan secara teratur, terjadwal dengan mengacu pada kurikulum-silabus yang sudah ada. Kurikulum silabus disusun berdasarkan kebutuhan pelatihan yang sudah dikaji sebelumnya, sehingga materi pelatihan itu benar-benar berkaitan dan dapat meningkatkan kemampuan pelaksanaan pekerjaan sehari-hari karyawan.

1.    Metode pelatihan formal

a.    Belajar mandiri

b.    Metode belajar dikelas/ceramah

c.    Pelatihan ditempat kerja (on the job training)

d.   Unjuk kerja

e.    Simulasi

f.     Sistem magang

g.    Pelatihan vestibule

h.    Bermain peran

i.      Telaah kasus

j.      Pelatihan laboratorium

2.    Pelatihan Non Formal

Pelatihan nonformal adalah pelatihan yang diadakan untuk melengkapi pelatihan formal. Pelatihan formal tidak selalu dapat dilakukan, karna ia memerlukan biaya yang besar, waktu yang lama, dan tenaga kerja yang harus dibayar mahal dan sebagainya. Salah satu jenis pelatihan nonformal disebut Built In Training (BIT) atau pelatihan melekat merupakan pelatihan yang berkesinambungan dan melekat dengan tugas setiap atasan, untuk  meningkatkan kemampuan karyawan dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan standar uraian pekerjaan yang sudah ditetapkan sebelumnya.

F.                 Pelatihan Supervisor, Pengembangan Team dan Pengembangan Bagan Organisasi

Para manager dan supervisor organisasi bertanggung jawab tidak hanya bagi kinerja mereka sendiri, tetapi juga bagi kinerja dari para pekerjanya sendiri. Akibatnya tujuan dari pelatihan supervisi adalah untuk meningkatkan keterampilan-keterampilan pengawasan atau supervisi dan manajemen supaya membantu menejemen kepegawaian untuk melaksanakan pekerjaan melalui orang lain dan untuk membantu pegawai-pegawai dari manager dan supervisor agar bekerja lebih baik dan tangkas.

Ada dua jenis pelatihan, yaitu :

1.    Organization Development

Para manager dan supervisor tidak hanya bertanggung jawab pada pelatihan terhadap para pegawai secara perorangan untuk meningkatkan keteramplan kerja mereka, tetapi juga membantu meningkatkan kualitas hubungan kerja dari para pegawai.

Ciri-ciri organization development:

a.    Change Oriented.

b.    Action Orinted.

c.    Aimed At Employees.

2.                                          Sensitivity Training

Hubungan-hubungan kerja dalam kelompok kecil dan action research yang didasarkan pada pengumpulan data dan pengumpanya kembali kepada para peserta guna memampukan mereka untuk merubah perilakunya sendiri. Organisasi development memusatkan diri pada variable-variable proses yang terdiri dari manusiawi ketimbang dari hasil kerja itu sendiri.

G.               Arti dan Pentingnya Pengembangan Sumber Daya Manusia

Peranan dan arti penting sumber daya manusia dalam berbagai bidang, yaitu :

1.    Sumber Daya Manusia Pendidikan

Untuk menciptakan sumber daya manusia yang handal, faktor pendidikan adalah faktor utama untuk mencetaknya. Untuk itu pelaku-pelaku pencerdas generasi bangsa ini adalah mereka yang benar-benar berkompetensi di bidangnya. Keberadaan guru dan dosen memegang peranan penting dalam proses pembelajaran masyarakat. Dari kerja keras guru dan dosen yang profesional maka tidak mustahil jika hasil yang dicapai juga akan baik bagi peningkatan sumber daya manusia.

2.    Sumber Daya Manusia Pertanian

Peningkatan kualitas sumber daya manusia di bidang pertanian terus dilakukan oleh pemangku kebijakan (stakeholder) dalam hal ini adalah Departemen Pertanian RI. Pembangunan di sektor Pertanian meliputi peningkatan kualitas SDM petani melalui penyuluhan tata cara bertani yang baik, merupakan program DEPTAN dalam meningkatkan keterampilan dan pemahaman tentang pertanian pada para petani.Bidang usaha yang paling maju di Indonesia adalah bidang pertanian. Maju dalam arti paling dahulu diusahakan, jumlah tenaga kerja yang terlibat dalam usaha itu paling banyak, serta pengalaman bangsa Indonesia di bidang ini tentunya paling banyak.

3.         Sumber Daya Manusia Bidang Kesehatan

Terdapat 3 simpul permasalahan SDM Kesehatan, yaitu :

a.    Masalah keterkaitan antara tugas jabatan dengan kompetensinya

b.    Masalah pengelolaan yang variatif khususnya dalam bidang reward, yang tergantung pada kemampuan daerah, dan

c.    Masalah ketidakseimbangan antara rekruitmen, pendayagunaan dan pembinaan di berbagai daerah khususnya daerah terpencil.

H.                     Pengembangan SDM Melalui Diklat

Dari sudut pandang langsung organisasi, pengembangan seseorang di tempat kerja dapat membantunya lebih kompeten melakukan pekerjaan. Ini akan makin meningkatkan mutu produktivitas diri produktivitas organisasi. Pengembangan SDM yang ada jauh lebih murah daripada merekrut dan mendidik pegawai baru, investasi pengembangan SDM akan mengurangi biaya operasi organisasi dan mampu menghasilkan kepuasan masyarakat yang lebih besar.

Mengapa pelatihan dan pengembangan SDM begitu penting?

Jawaban yang paling sederhana adalah jika organisasi pemerintah tidak mengembangkannya, maka organisasi akan kehilangan potensi pegawainya.

Organisasi yang tidak memberi harapan bagi orang-orang yang mempunyai keterampilan kemungkinan hanya akan memiliki pegawai yang tidak terampil dan tidak dapat diandalkan. Dalam kata-kata yang lebih positif, organisasi yang berkembang adalah organisasi yang pengembangan SDM nya terus menerus.

Strategi yang dapat ditempuh dalam pembinaan pengembangan SDM aparatur dimulai dari pengkajian kebutuhan  diklat (need assesment) untuk suatu program, persiapan dan pelaksanaan pendidikan, evaluasi pasca pelatihan, pemberdayaan serta dukungan anggaran yang memadai.

Selain itu pengembangan SDM melalui Diklat, diklat yang dilaksanakan harus dikembangkan dalam teknis pelaksanaannya. Sehingga diklat yang dilaksanakan harus berbasis inovatif sehingga pegawai merasa nyaman dan tertarik untuk mengikuti Diklat, Diklat jangan dijadikan objek laluan hanya sebatas pelaksanaan tanpa hasil maksimal, sudah semestinya Diklat adalah proses pencetakan kualitas SDM.

Dibanyak organisasi pegawai antusias ketika ditawarkan untuk mengikuti Diklat, karena pegawai  merasa yakin ketika mereka mengikuti Diklat mereka akan mendapat pengetahuan baru dan ketika berhasil pegawai akan mendapatkan penghargaan dari organisasi.

I.                   Pengembangan Melalui Mutasi/Promosi

Promosi adalah penghargaan dengan kenaikan jabatan dalam suatu organisasi ataupun instansi baik dalam pemerintahan maupun non pemerintah (swasta). Menurut Husein (2003) seseorang yang menerima promosi harus memiliki kualifikasi yang baik dibanding kandidat-kandidat yang lainnya. Terkadang jender pria wanita serta senioritas tua muda mempengaruhi keputusan tersebut. Hal inilah yang banyak diusahakan oleh kalangan pekerja agar bias menjadi lebih baik dari jabatan yang sebelumnya ia jabat. Dan juga demi peningkatan dalam status social. Promosi merupakan kesempatan untuk berkembang dan maju yang dapat mendorong karyawan untuk lebih baik atau lebih bersemangat dalam melakukan suatu pekerjaan dalam lingkungan organisasi atau perusahaan.

1.    Pengertian Mutasi

Mutasi atau transfer menurut Wahyudi (1995) adalah perpindahan pekerjaan seseorang dalam suatu organisasi yang memiliki tingkat level yang sama dari posisi perkerjaan sebelum mengalami pindah kerja. Kompensasi gaji, tugas dan tanggung jawab yang baru umumnya adalah sama seperti sedia kala. Mutasi atau rotasi kerja dilakukan untuk menghindari kejenuhan karyawan atau pegawai pada rutinitas pekerjaan yang terkadang membosankan serta memiliki fungsi tujuan lain supaya seseorang dapat menguasai dan mendalami pekerjaan lain di bidang yang berbeda pada suatu perusahaan. Transfer terkadang dapat dijadikan sebagai tahapan awal atau batu loncatan untuk mendapatkan promosi di waktu mendatang. Hakekatnya mutasi adalah bentuk perhatian pimpinan terhadap bawahan. Disamping perhatian internal, upaya peningkatan pelayanan kepada masyarakat adalah bagian terpenting dalam seluruh pergerakan yang terjadi dalam lingkup kerja pemerintahan.

2.    Tujuan Mutasi

Tujuan mutasi menurut Mudjiono (2000) adalah sebagai berikut :

a.    Untuk meningkatkan poduktivitas kayawan

b.    Untuk menciptakan keseimbangan antar tenaga kerja dengan komposisi pekejaan atau jabatan

c.    Untuk memperluas atau menambah pengetahuan karyawan

d.   Untuk menghilangkan rasa bosan/jenuh tehadap pekerjaannya

e.    Untuk memberikan perangsang agar karyawan mau berupaya meningkatkan karir yang lebih tinggi

f.     Untuk alat pendorong agar spirit kerja meningkat melalui pesaingan terbuka

g.    Untuk menyesuaikan pekerjaan dengan kondisi fisik karyawan

3.    Sebab-sebab dan Alasan Mutasi

Sebab-sebab pelaksanaan mutasi menurut Siswandi (1999) digolongkan sebagai berikut :

a.    Permintaan Sendiri

Mutasi atas permintaan sendiri adalah mutasi yang dilakukan atasa keinginan sendiri dari karywan yang bersangkutan dan dengan mendapat persetujuan pimpinan organisasi. Mutasi pemintaan sendiri pada umumnya  hanya pemindahan jabatan yang peringkatnya sama baik, anatrbagian maupun pindah ke tempat lain.

b.    Alih Tugas Produktif (ATP)

Alih tugas produktif adalah mutasi karena kehendak pimpinanan perusahaan untuk meningkatkan produksi dengan menempatkan karywan yang bersangkutan ke jabatan atau pekerjannya yang sesuai dengan kecakapannya.

J.                  Pengembangan melalui GKM

1.    Definisi Gugus Kendali Mutu

Pengertian GKM di dalam perusahaan adalah sekelompok kecil karyawan yang terdiri dari 3-8 orang dari unit kerja yang sama, yang dengan sukarela secara berkala dan berkesinambungan mengadakan pertemuan untuk melakukan kegiatan pengendalian mutu di tempat kerjanya dengan menggunakan alat kendali mutu dan proses pemecahan masalah. Definisi lain GKM adalah sejumlah karyawan dengan pekerjaan yang sejenis yang bertemu secara berkala untuk membahas dan memecahkan masalah-masalah pekerjaan dan lingkungannya dengan tujuan meningkatkan mutu usaha dengan menggunakan perangkat kendali mutu.

2.    Mutu Usaha Secara Keseluruhan

a.    Produk, biaya, waktu dan penyediaan

b.    Keamanan, keselamatan dan kenyamanan kerja

c.    Metodologi kerja baik bagi kepentingan konsumen, maupun kepentingan pemerintah serta masyarakat pada umumnya

Karena masalah mutu secara keseluruhan akan tercermin pada semua segi dari suatu usaha, maka tiap perbaikan usaha, betatapun kecilnya akan merupakan sumbangan yang bermakna bagi upaya peningkatan mutu secara keseluruhan. GKM adalah kelompok yang ssemangat dan tekadnya sangat besar, tetapi sederhana ambisinya, mereka tidak ingin memaksakan diri untuk memecahkan masalah yang besar, melainkan :

a.    Masalah yang mereka alami sendiri secara nyata

b.    Masalah yang berada dalam jangkauan kemampuan dan wewenangnya

Sasaran GKM

a.    Meningkatkan kemampuan manajerial para karyawan operasional, agar tumbuh kebiasaan berpikir analitis

b.    Mendorong setiap karyawan agar mampu memberikan sumbangan pikiran yg berkaitan dengan pengendalian mutu, sehingga tercipta lingkungan kerja dimana karyawan sadar akan mutu, permasalahan dan merasa berkepentingan untuk memperbaikinya

c.    Meningkatkan moral karyawan dengan membuka kesempatan untuk berperan serta dalam mengembangkan mutu di unit kerjanya dengan didukung oleh pola hub karyawan dan atasan harmonis

d.   Mengarahkan agar setiap karyawan dapat terlibat dalam suatu bentuk kerjasama kel yang dinamis dalam usaha untuk mencari pemecahan masalah dalam mutu pelayanan/produk/mutu kerja      

Tujuan Umum GKM

a.    Meningkatkan keterlibatan karyawan anggota pada persoalan-persoalan pekerjaan dan paya pemecahannya

b.    Menggalang kerjasama kelompok (teamwork) yang lebih efektif

c.    Meningkatkan kemampuan memecahkan masalah

d.   Meningkatkan pengembangan pribadi dan kepemimpinan

K.               Pengembangan Melalui Waskat

Untuk menciptakan pengendalian manajemen yang memadai, digunakan delapan unsur Waskat dalam rangka mencapai tujuan dan sasaran satuan organisasi/kerja. Delapan unsur Waskat tersebut adalah pengorganisasian,personil, kebijakan, perencanaan, prosedur, pencatatan, pelaporan, supervisi dan review intern. Pimpinan organisasi wajib melakukan evaluasi secara terus menerus terhadap pelaksanaan unsur Waskat dengan menggunakan beberapa metode seperti lembar periksa (checklist), jajak pendapat, bagan arus (flowchart) dan wawancara.

1.    Pengorganisasian

Organisasi adalah setiap bentuk persekutuan antara dua orang ataulebih yang bekerja bersama-sama dan secara formal terikat untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Organisasi membutuhkan adanya struktur organisasi dan uraian tugas yang jelas. Struktur organisasi dibuat untuk memberikan kejelasan tentang kedudukan, fungsi, kewenangan, dan tata kerja yang berlaku didalamnya. Uraian tugas yang jelas dibutuhkan untuk memastikan adanya pendelegasian wewenang, batas tanggung jawab, tugas, dan fungsi. Seluruh tugas harus terbagi habis. Perangkapan jabatan dan konflik kepentinganpribadi dalam organisasi harus dihindarkan, karena akan memperlemah pengendalian manajemen. Pengorganisasian merupakan proses pembentukan organisasi sehingga cakupannya lebih luas dan lebih dinamis dari pada istilah organisasi. Melalui pengorganisasian, bentuk suatu organisasi pemerintah dapat di desain sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan perkembangan. Didalamnya termasuk fungsi manajerial ataupengelolaan sumber daya yang dimiliki berupa manusia, unsur dan praunsur fisik, teknologi, dan dana, guna memanfaatkan peluang yang diperoleh dan menghadapi tantangan pembangunan.

Suatu pengorganisasian yang baik harus memenuhi kriteria, antara lain :

a.    Proses pembentukan dan penyusunan struktur organisasi harus mengacu pada upaya menciptakan organisasi yang efektif dan efisien

b.    Penyusunan struktur organisasi harus mengacu pada misi dan tujuanorganisasi

c.    Pendefinisian wewenang tanggung jawab untuk masing-masing jabatan harus seimbang dengan tugas dan fungsinya

d.   Penetapan pejabat harus sesuai dengan kriteria yang ditetapkan (kompetensi) untuk masing-masing jabatan

e.    Pendelegasian wewenang harus diikuti dengan tanggung jawab yang sesuai dengan tugas dan fungsinya

2.      Personil

Pembinaan personil merupakan upaya menjaga agar faktor sumber daya manusia yang menjalankan sistem dan prosedur satuan organisasi/kerja pemerintah memiliki kemampuan secara profesional dan moral sesuai dengan kebutuhan tugas dan tanggung jawabnya. Keseimbangan hubungan antara kemampuan dengan beban tugas dan tanggung jawabnya harus dijaga karena kemampuan yang terlalu dominan terhadap tugas dan tanggung jawab akan mengeliminasi kepuasan kerja, semangat, motivasi, dan kreativitas. Sebaliknya jika beban tugas dan tanggung jawab melebihi batas kemampuan akan menghasilkan kinerja di bawah standar yang pada akhirnya dapat menimbulkan inefisiensi dan inefektivitas, mengurangi keandalan laporan, atau secara tidak disadari keluar dari kebijakan dan peraturan. Untuk itu pembinaan personil harus dilakukan secara sistematis dan terencana dengan baik.

Kegiatan pembinaan personil dilakukan mulai dari proses rekruitmen sampai dengan pemberhentian, antara lain :

1.    Formasi pegawai harus ditentukan secara tepat

2.    Penerimaan dan penempatan pegawai harus didasarkan pada formasi yang lowong dengan seleksi yang obyektif

3.    Pendidikan dan pelatihan untuk meningkatkan kemampuan, keahlian, dan keterampilan serta pengembangan karier pegawai

4.    Perencanaan dan pengembangan karier yang jelas

5.    Sistem penghargaan yang dapat memotivasi pegawai dan pemberian sanksi yang memiliki efek jera bagi pegawai

6.    Pemberhentian pegawai dilaksanakan sesuai dengan ketentuan yangberlaku

3.    Kebijakan

Kebijakan merupakan pedoman yang ditetapkan oleh pimpinan satuan organisasi/kerja untuk mendorong tercapainya tujuan satuan organisasi/kerja. Perumusan kebijakan merupakan proses yang dapat menghasilkan kebijakan yang memayungi dan mendasari kebijakan yang lebih rendah, menghasilkan kebijakan yang mempererat, merenggangkan, dan membatasi hubungan tata kerja bagian organisasi, serta menghasilkan kebijakan yang merupakan penjabaran yang lebih operasional terhadap kebijakan yang lebih tinggi. Perumusan kebijakan meliputi kebijakan perencanaan sampai pelaksanaan dan pelaporan.

Suatu kebijakan yang baik harus memenuhi beberapa kriteria berikut :

a.    Jelas dan tertulis

b.    Dapat secara efektif dikomunikasikan kepada seluruh personil dalam organisasi

c.    Dapat memberikan motivasi pencapaian tujuan, program atau target

d.   Tidak boleh tumpang tindih dan harus ditinjau kembali secara berkala

e.    Transparan dan memberi unsur komunikasi timbal balik antara staf dengan pimpinan

f.     Dapat meningkatkan disiplin kerja para pegawai

g.    Konsisten dengan tujuan organisasi

h.    Konsisten dengan pola pemecahan masalah yang baku yang berlaku dalam organisasi

4.         Perencanaan

Perencanaan merupakan suatu proses penetapan tujuan serta langkah-langkah kegiatan yang akan dilakukan pada masa datang dengan sumber daya yang diperlukan dalam rangka mewujudkan pencapaian tujuan organisasi. Pengawasan melekat sebagian diwujudkan di dalam perencanaan karena di dalamnya sudah memuat standar dan rambu-rambu yang harus dipatuhi dalam pelaksanaan oleh seluruh jajaran pimpinan dan staf.

Suatu perencanaan yang baik harus memenuhi beberapa kriteria berikut :

a.    Merupakan jabaran dari tujuan

b.    Melibatkan semua pihak terkait

c.    Realistis

d.   Mempertimbangkan prinsip ekonomi

e.    Dikomunikasikan

f.     Dapat diukur

g.    Menjadi dasar pelaksanaan kegiatan

h.    Fleksibel

i.      Dapat digunakan sebagai unsur pengendalian

j.      Memperhitungkan risiko yang akan dihadapi

5.    Prosedur

Prosedur merupakan rangkaian tindakan untuk melaksanakan aktivitas tertentu yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Prosedur yang baik mampu memberi kejelasan bagi personil yang melaksanakan. Dengan demikian, prosedur harus dibuat secara tertulis, sederhana, mudah dimengerti, disosialisasikan kepada pihak yang berkepentingan, dan memberikan pelayanan prima kepada pemakai jasa (users). Suatu prosedur yang memenuhi kriteria tersebut diatas dan dipatuhi pelaksanaannya, dengan sendirinya akan membentuk jaringan Waskat yang handal.

Pelaksanaan suatu prosedur yang baik harus memperhatikan beberapa hal antara lain :

a.    Dapat menggambarkan kebijakan secara eksplisit

b.    Prosedur harus memiliki tujuan yang dapat diidentifikasi secara jelas

c.    Pengorganisasian prosedur harus dapat menunjang tercapainya tujuan prosedur

d.   Penyusunan prosedur harus didukung dengan kebijakan yang memadai

e.    Peraturan perundang-undangan yang terkait harus dipertimbangkan didalam penyusunan prosedur

f.     Penempatan personil dalam pelaksanaan prosedur harus memadai, baik kuantitas maupun kualitasnya

g.    Prosedur tidak terlalu rinci sehingga kaku, kecuali untuk kegiatan yang bersifat mekanis

h.    Sederhana, efisien, dan aman

i.      Kegiatan-kegiatan atau langkah-langkah di dalam prosedur harus terkoordinasi dan terdapat pengecekan internal di dalamnya

j.      Dituangkan secara tertulis dan mudah dimengerti

k.    Dikomunikasikan kepada semua pihak yang terkait

l.      Hasil pelaksanaan prosedur harus dibuatkan laporannya, dan

m.  Direview secara berkala

6.             Pencatatan

Pencatatan merupakan proses pendokumentasian transaksi/kejadian secara sistematis yang relevan dengan kepentingan organisasi instansi. Pencatatan juga mencakup proses pengolahan data yang diperoleh menjadi informasi dalam bentuk keluaran olahan data atau laporan. Dalam proses pengolahan data dilakukan klasifikasi data transaksi/kejadian yang melibatkan faktor manusia, sistem yang bersifat manual ataupun terotomatisasi, serta tujuan pengolahan. Dilingkungan satuan organisasi/kerja, pencatatan meliputi kegiatan tata persuratan, pembukuan/akuntansi, administrasi kepegawaian, administrasi barang dan jasa, dan dokumentasi kegiatan lainnya. Efektivitas pengendalian yang memadai di bidang pencatatan akan menjamin keandalan proses pengolahan data menjadi keluaran yang bebas dari kekeliruan dan kesalahan yang signifikan.

Suatu pencatatan yang baik harus memenuhi beberapa kriteria berikut :

a.    Dirancang sesuai dengan kebutuhan dan kondisi organisasi

b.    Prosedur pencatatan dan manualnya harus disusun dengan baik dan cermat

c.    Sistem pencatatan harus didukung dengan kebijakan yang jelas dan memadai

d.   Pencatatan harus menggunakan dokumen sumber, formulir, tabulasi,daftar-daftar statistik, dan buku-buku yang dirancang secara memadai

e.    Lengkap dan informatif

f.     Mentaati sistem dan prosedur kerja yang telah ditetapkan

g.    Diselenggarakan secara akurat dan tepat waktu

h.    Diselenggarakan secara sederhana, konsisten, runtut, dan terintegrasi

i.      Dipisahkan dari fungsi penguasaan dan fungsi penyimpanan

j.      Direview secara berkala

7.             Pelaporan

Pelaporan merupakan bentuk penyampaian informasi tertulis kepada unit kerja yang lebih tinggi (pemberi tugas) atau kepada instansi lainyang mempunyai garis kepentingan interaktif dengan instansi pembuat laporan. Pelaporan merupakan konsekuensi logis dari adanya pendelegasian wewenang. Secara fisik, laporan dapat berbentuk surat atau media lainnya.

Pelaporan yang baik harus memenuhi beberapa kriteria berikut :

a.    Mengandung kebenaran, obyektif, dan dapat dibuktikan

b.    Jelas dan akurat

c.    Langsung mengenai sasaran

d.   Lengkap

e.    Tegas dan konsisten

f.     Tepat waktu

g.    Tepat Ordenerimanya, dan

h.    Mempertimbangkan faktor manfaat dan biaya

      

8. Supervisi dan Review Intern

Supervisi merupakan pengawasan unsur pimpinan terhadap pelaksanaan tugas yang dilaksanakan oleh stafnya. Review intern adalah suatu aktivitas untuk mengevaluasi pelaksanaan kebijakan, program, dan kegiatan yang telah ditetapkan yang dilakukan oleh pimpinan atau pejabat yang berwenang bersama-sama dengan staf pimpinan atau dilakukan oleh APIP terhadap pelaksanaan tugas yang diberikan. Dengan kata lain review intern adalah memeriksa apakah seluruh sistempengendalian telah berfungsi secara baik, untuk memastikan keberhasilan pencapaian misi organisasi.

Supervisi yang baik harus memenuhi beberapa kriteria berikut :

a.    Bersifat pembinaan personil

b.    Tidak mengganggu jalannya kegiatan organisas

c.    Dilaksanakan oleh orang atau orang-orang yang memahami kegiatan yang disupervisi

d.   Mampu meningkatkan kinerja yang berada dibawah standar, dan

e.    Menggunakan metode atau instrumen yang tepat

Review intern yang baik harus memenuhi beberapa kriteria berikut :

a. Dilakukan oleh pihak yang berkompeten dan independen

b. Dilakukan sesuai dengan kebutuhan

c. Ruang lingkup yang direview harus dirumuskan secara jelas

d. Dilakukan secara periodik atau waktu tertentu sesuai kebutuhan

e. Menekan perbaikan terhadap suatu kelemahan, bukan mencari kesalahan, dan

f. Harus dilaksanakan secara efisien dan ekonomis