A.
Pengertian
Pelatihan dan Pengembangan
Dalam
sebuah perusahaan sangat diperlukan para sumber daya manusia yang menjadi
penggerak dari berbagai macam pekerjaan yang akan dikerjakan oleh karyawan.
Karyawan mempunyai tingkat pekerjaan yang berbeda-beda dalam melaksanakan
pekerjaan mereka, namun terkadang karyawan malah tidak tahu apa yang harus
dikerjakan terkait banyaknya pekerjaan yang harus mereka kerjakan. Untuk itu
sangat diperlukan pelatihan dan pengembangan bagi sumber daya manusia agar para
karyawan bisa paham dan mengerti atas pekerjaan mereka sehingga apa yang
menjadi tujuan perusahaan bisa dengan cepat terlaksana dan mencapai target yang
diharapkan.
Wexley
dan Yukl (1976: 282) mengemukakan : “Training
and development are terms reffering to planned efforts designed facilitate the
acquisition of relevan skills, knowledge, and attitudes by organizational
members”. Selanjutnya Wexley dan Yukl menjelaskan pula : “Development focusses more on improving the
decision making and human relation skills of middle and upper level management,
while training involves lower level employees and the presentation of more factual
and narrow subject matter”.
Pendapat
Wexley dan Yukl tersebut lebih memperjelas penggunaan istilah pelatihan dan
pengembangan. Mereka berpendapat bahwa pelatihan dan pengembangan merupakan
istilah-istilah yang berhubungan dengan usaha-usaha berencana, yang
diselenggarakan untuk mencapai penguasaan skill, pengetahuan dan sikap-sikap
pegawai atau anggota organisasi. Pengembangan lebih difokuskan pada peningkatan
kemampuan dalam pengambilan keputusan dan memperluas hubungan manusia (human relation) bagi manajemen tingkat
atas dan manajemen tingkat menengah sedangkan pelatihan dimaksudkan untuk
pegawai pada tingkat bawah (pelaksana).
Istilah
pelatihan ditujukan pada pegawai pelaksana untuk meningkatkan pengetahuan dan
keterampilan teknis, sedangkan pengembangan ditujukan pada pegawai tingkat
manajerial untuk meningkatkan kemampuan konseptual, kemampuan dalam mengambil
keputusan, dan memperluas human relation.
Menurut
Mariot Tua Efendi. H (2002), “Latihan dan pengembangan dapat didevenisikan
sebagai usaha yang terencana dari organisasi untuk meningkatkan pengetahuan,
keterampilan dan kemampuan pegawai”. Selanjutnya Mario Tua Efendi. H
menambahkan pelatihan dan pengembangan merupakan dua konsep yang sama, yaitu
untuk meningkatkan pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan. Tetapi, dilihat
dari tujuannya, umumnya kedua konsep tersebut dapat dibedakan. Pelatihan lebih
ditekankan pada peningkatan kemampuan untuk melakukan pekerjaan yang spesifik
pada saat ini, dan pengembangan lebih ditekankan pada peningkatan pengetahuan
untuk melakukan pekerjaan pada masa yang akan datang, yang dilakukan melalui
pendekatan yang terintegrasi dengan kegiatan lain untuk mengubah perilaku
kerja.
Lain
lagi dengan Sjafri Mangkuprawira (2004), “Pelatihan bagi karyawan merupakan
sebuah proses mengajarkan pengetahuan dan keahlian tertentu serta sikap agar
karyawan semakin terampil dan mampu melaksanakan tanggung jawabnya dengan
semakin baik, sesuai dengan standar.” Sedangkan pengembangan memiliki ruang
lingkup lebih luas. Dapat berupa upaya meningkatkan pengetahuan yang mungkin
digunakan segera atau sering untuk kepentingan dimasa depan. Pengembangan
sering dikategorikan secara eksplisit dalam pengembangan manajemen, organisasi,
dan pengembangan individu karyawan. Penekanan lebih pokok adalah pada
pengembangan manajemen. Dengan kata lain, fokusnya tidak pada pekerjaan kini
dan mendatang, tetapi pada pemenuhan kebutuhan organisasi jangka panjang.
Dari
berbagai macam pendapat para ahli diatas, dapat ditarik satu kesimpulan kalau
pelatihan dan pengembangan bagi sumber daya manusia adalah suatu kegiatan untuk
meningkatkan kapasitas sumber daya manusia agar bisa menjadi sumber daya yang
berkualitas baik dari segi pengetahuan, keterampilan bekerja, tingkat
profesionalisme yang tinggi dalam bekerja agar bisa meningkatkan kemampuan
untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan yang baik.
B.
Jenis
Program Pelatihan dan Pengembangan
Terdapat banyak pendekatan untuk pelatlian. Menurut
(Simamora: 2006:278) ada lima jenis-jenis pelatihan yang dapat
diselenggarakan :
1. Pelatihan Keahlian
Pelatihan
keahlian (skills training) merupakan
pelatihan yang sering di jumpai dalam organisasi. program pelatihaannya relatif
sederhana: kebutuhan atau kekuragan diidentifikasi rnelalui penilaian yang
jeli. kriteria penilalan efekifitas pelatihan juga berdasarkan pada sasaran
yang diidentifikasi dalam tahap penilaian.
2. Pelatihan Ulang
Pelatihan ulang
(retraining) adalah subset pelatihan
keahilan. Pelatihan ulang berupaya memberikan kepada para karyawan
keahlian-keahlian yang mereka butuhkan untuk menghadapi tuntutan kerja yang
berubah-ubah. Seperti tenaga kerja instansi pendidikan yang biasanya bekerja
rnenggunakan mesin ketik manual mungkin harus dilatih dengan mesin computer
atau akses internet
3. Pelatihan Lintas Fungsional
Pelatihan
lintas fungsional (cros fungtional
training) melibatkan
pelatihan karyawan untuk melakukan aktivitas kerja dalam bidang lainnya selain
dan pekerjan yang ditugaskan.
4. Pelatihan Tim
Pelatihan tim
merupakan bekerjasarna terdiri dari sekelompok Individu untuk menyelesaikan
pekerjaan demi tujuan bersama dalam sebuah tim kerja.
5. Pelatihan Kreatifitas
Pelatihan
kreatifitas (creativitas training) berlandaskan pada asumsi hahwa kreativitas dapat dipelajari. Maksudnya
tenaga kerja diberikan peluang untuk mengeluarkan gagasan sebebas mungkin yang
berdasar pada penilaian rasional dan biaya dan kelaikan.
C.
Orientasi Pekerja Baru
Setelah
merekrut pegawai baru, maka harus ada satu proses yang penting yaitu bagaimana
memperkenalkan pegawai baru tersebut kepada lingkungan, peraturan dan tujuan
perusahaan, sehingga membantu pegawai tersebut masuk ke dalam bagian sebagai
pihak yang dapat memajukan perusahaan. Hal inilah yang dikenal dengan istilah
Orientasi Pegawai Baru. Beberapa waktu lalu sewaktu saya bekerja pada sebuah
bank, saya menemukan beberapa kasus tentang kurangnya orientasi pegawai baru.
Seorang Senior Manager yang baru direkrut, dia merasa kecewa karena ada
beberapa kebijakan yang belum dia ketahui, seperti tentang asuransi kesehatan
sehingga dia harus bolak balik melakukan urusan tentang kesehatan tersebut. Ada
juga beberapa pegawai baru tidak tahu dengan jelas apa yang mereka kerjakan,
sehingga kelihatan mereka tidak bekerja maksimal hanya menunggu perintah dari
atasan saja. Hal-hal tersebut di atas, seperti adanya kekecewaan dan
benturan-benturan, juga tidak jelasnya tujuan kerja, menyebabkan kurangnya
produktivitas, yang pada akhirnya mengganggu pencapaian tujuan perusahaan.Seringkali
karena kurangnya proses orientasi, menyebabkan kurangnya produktivitas. Hal ini
bisa disebabkan kurangnya informasi dan pemahaman tentang peraturan dan bisnis
perusahaan, akibatnya si pegawai baru tidak mencapai target yang diharapkan, atau
bisa saja dia tidak betah akan situasi dan kondisi perusahaan yang tidak
mendukung, akhirnya dia memilih keluar dari perusahaan.
Beberapa
tahap orientasi yang penting dilakukan, antara lain :
1. Perkenalan
Memperkenalkan pegawai baru, mulai dari unit kerjanya
sendiri sampai unit kerja besarnya dan sampai unit-unit kerja terkait lainnya,
akan memberikan ketenangan dan kenyamanan si pegawai, karena dia merasa
diterima di lingkungannya dan hal tersebut akan mempermudah dia untuk bertanya
jika ada hal-hal yang kurang jelas, bahkan dapat membina kerja sama dengan yang
lain dalam rangka menjalankan tugasnya.
2. Penjelasan
Tujuan Perusahaan
Dengan menjelaskan profil perusahaan secara lengkap
seperti visi, misi, nilai-nilai, budaya perusahaan dan struktur organisasi,
akan membuat pegawai baru lebih mengenal perusahaan tersebut, sehingga akan
membangkitkan motivasi dan kemampuan dia untuk mendukung tujuan perusahaan.
3. Sosialisasi
Kebijakan
Perlu adanya sosialisasi tentang kebijakan perusahaan
yang berlaku, mulai dari kebijakan baik yang terkait dengan Sumber Daya Manusia
seperti Reward, Career, Training, Hubungan Kepegawaian, Penilaian Pegawai,
sampai Termination, juga yang terkait dengan unit kerja tempat dia bekerja,
demikian juga tentang kode etik dan peraturan perusahaan. Dengan demikian akan
memperjelas hal-hal yang perlu ditaati dan dijalankan dalam memperlancar tugas
kerjanya.
4. Jalur
Komunikasi
Membuka jalur komunikasi akan mempermudah pegawai baru
menyampaikan aspirasinya maupun pertanyaan-pertanyaannya. Untuk itu perlu
dibukanya ruang komunikasi bagi pegawai baru, baik melalui komunikasi rutin
melalui tatap muka seperti meeting rutin, friday session dll, juga dibukanya
jalur media komunikasi seperti email mapun telephone.
5. Proses
Monitoring
Tentunya pada awal bekerja, si pegawai baru sudah
disosialisasikan target kerja yang harus dicapai. Perlu adanya monitor rutin
akan hasil kerjanya, sehingga akan membantu pegawai tersebut lebih lagi
meningkatkan kinerjanya. Jika ada kekurangan, maka dapat disampaikan hal-hal
yang perlu dia lakukan untuk mengatasi kekurangan tersebut. Demikian juga jika
ternyata pegawai tersebut berhasil mencapai target yang lebih, maka dapat
ditingkatkan lagi target kerjanya.
D.
Pelatihan dan Tahap-tahapnya
1.
Penentuan kebutuhan pelatihanSDM
Tujuan penentuan
kebutuhan pelatihan SDM ini adalah untuk mengumpulkan sebanyak mungkin
informasi yang relevan guna mengetahui data atau menentukan apakah perlu
tidaknya dilakukan pelatihan SDM dalam organisasi tersebut.
2.
Mendesain program pelatihan SDM
Ketepatan metode
pelatihan SDM tergantung pada tujuan yang hendak dicapai identifikasi mengenai
apa yang diinginkan agar para pekerja harus mengetahui dan harus melakukan.
3.
Evaluasi efektifitas program
pelatihan SDM
Pelatihan
SDM harus merupakan suatu solusi yang tepat bagi permasahan organisasi, yaitu
bahwa pelatihan SDM dimaksudkan untuk memperbaiki kekurangan dari keterampilan
setiappekerja. Tujuan dari tahap ini adalah untuk menguji apakah pelatihan SDM
tersebut efektif di dalam mencapai sasaran-sasarannya yang telah ditetapkan
E.
Pelatihan Formal dan Non-Formal
Pelatihan
formal adalah pelatihan yang dilaksanakan secara formal (resmi) oleh organisasi
atau perusahaan untuk para karyawan. Pelatihan jenis ini biasanya dilakukan
secara teratur, terjadwal dengan mengacu pada kurikulum-silabus yang sudah ada.
Kurikulum silabus disusun berdasarkan kebutuhan pelatihan yang sudah dikaji
sebelumnya, sehingga materi pelatihan itu benar-benar berkaitan dan dapat
meningkatkan kemampuan pelaksanaan pekerjaan sehari-hari karyawan.
1.
Metode pelatihan formal
a.
Belajar mandiri
b.
Metode belajar dikelas/ceramah
c.
Pelatihan ditempat kerja (on the job training)
d.
Unjuk kerja
e.
Simulasi
f.
Sistem magang
g.
Pelatihan vestibule
h.
Bermain peran
i.
Telaah kasus
j.
Pelatihan laboratorium
2.
Pelatihan
Non Formal
Pelatihan nonformal
adalah pelatihan yang diadakan untuk melengkapi pelatihan formal. Pelatihan
formal tidak selalu dapat dilakukan, karna ia memerlukan biaya yang besar,
waktu yang lama, dan tenaga kerja yang harus dibayar mahal dan sebagainya.
Salah satu jenis pelatihan nonformal disebut Built In Training (BIT) atau pelatihan melekat merupakan pelatihan
yang berkesinambungan dan melekat dengan tugas setiap atasan,
untuk meningkatkan kemampuan karyawan dalam melaksanakan tugasnya
sesuai dengan standar uraian pekerjaan yang sudah ditetapkan sebelumnya.
F.
Pelatihan Supervisor, Pengembangan Team dan
Pengembangan Bagan Organisasi
Para manager
dan supervisor organisasi bertanggung jawab tidak hanya bagi kinerja mereka
sendiri, tetapi juga bagi kinerja dari para pekerjanya sendiri. Akibatnya
tujuan dari pelatihan supervisi adalah untuk meningkatkan
keterampilan-keterampilan pengawasan atau supervisi dan manajemen supaya
membantu menejemen kepegawaian untuk melaksanakan pekerjaan melalui orang lain
dan untuk membantu pegawai-pegawai dari manager dan supervisor agar bekerja
lebih baik dan tangkas.
Ada dua
jenis pelatihan, yaitu :
1.
Organization Development
Para manager dan supervisor tidak
hanya bertanggung jawab pada pelatihan terhadap para pegawai secara perorangan
untuk meningkatkan keteramplan kerja mereka, tetapi juga membantu meningkatkan
kualitas hubungan kerja dari para pegawai.
Ciri-ciri organization development:
a. Change Oriented.
b. Action Orinted.
c. Aimed At Employees.
2.
Sensitivity Training
Hubungan-hubungan kerja dalam kelompok
kecil dan action research yang didasarkan pada pengumpulan data dan pengumpanya
kembali kepada para peserta guna memampukan mereka untuk merubah perilakunya
sendiri. Organisasi development memusatkan diri pada variable-variable proses
yang terdiri dari manusiawi ketimbang dari hasil kerja itu sendiri.
G.
Arti dan Pentingnya Pengembangan Sumber Daya Manusia
Peranan dan
arti penting sumber daya manusia dalam berbagai bidang, yaitu :
1. Sumber Daya Manusia Pendidikan
Untuk menciptakan sumber daya
manusia yang handal, faktor pendidikan adalah faktor utama untuk mencetaknya.
Untuk itu pelaku-pelaku pencerdas generasi bangsa ini adalah mereka yang
benar-benar berkompetensi di bidangnya. Keberadaan guru dan dosen memegang
peranan penting dalam proses pembelajaran masyarakat. Dari kerja keras guru dan
dosen yang profesional maka tidak mustahil jika hasil yang dicapai juga akan
baik bagi peningkatan sumber daya manusia.
2. Sumber Daya Manusia Pertanian
Peningkatan kualitas sumber daya
manusia di bidang pertanian terus dilakukan oleh pemangku kebijakan (stakeholder) dalam hal ini adalah
Departemen Pertanian RI. Pembangunan di sektor Pertanian meliputi peningkatan
kualitas SDM petani melalui penyuluhan tata cara bertani yang baik, merupakan
program DEPTAN dalam meningkatkan keterampilan dan pemahaman tentang pertanian
pada para petani.Bidang usaha yang paling maju di Indonesia adalah bidang
pertanian. Maju dalam arti paling dahulu diusahakan, jumlah tenaga kerja yang
terlibat dalam usaha itu paling banyak, serta pengalaman bangsa Indonesia di
bidang ini tentunya paling banyak.
3.
Sumber Daya
Manusia Bidang Kesehatan
Terdapat 3 simpul permasalahan SDM Kesehatan, yaitu :
a. Masalah keterkaitan antara tugas jabatan dengan
kompetensinya
b. Masalah pengelolaan yang variatif khususnya dalam
bidang reward, yang tergantung pada kemampuan daerah, dan
c. Masalah ketidakseimbangan antara rekruitmen,
pendayagunaan dan pembinaan di berbagai daerah khususnya daerah terpencil.
H.
Pengembangan SDM Melalui Diklat
Dari sudut
pandang langsung organisasi, pengembangan seseorang di tempat kerja dapat
membantunya lebih kompeten melakukan pekerjaan. Ini akan makin meningkatkan
mutu produktivitas diri produktivitas organisasi. Pengembangan SDM yang ada
jauh lebih murah daripada merekrut dan mendidik pegawai baru, investasi
pengembangan SDM akan mengurangi biaya operasi organisasi dan mampu
menghasilkan kepuasan masyarakat yang lebih besar.
Mengapa pelatihan dan pengembangan SDM begitu penting?
Jawaban yang
paling sederhana adalah jika organisasi pemerintah tidak mengembangkannya, maka
organisasi akan kehilangan potensi pegawainya.
Organisasi
yang tidak memberi harapan bagi orang-orang yang mempunyai keterampilan
kemungkinan hanya akan memiliki pegawai yang tidak terampil dan tidak dapat
diandalkan. Dalam kata-kata yang lebih positif, organisasi yang berkembang
adalah organisasi yang pengembangan SDM nya terus menerus.
Strategi
yang dapat ditempuh dalam pembinaan pengembangan SDM aparatur dimulai dari
pengkajian kebutuhan diklat (need assesment) untuk suatu program,
persiapan dan pelaksanaan pendidikan, evaluasi pasca pelatihan, pemberdayaan
serta dukungan anggaran yang memadai.
Selain itu
pengembangan SDM melalui Diklat, diklat yang dilaksanakan harus dikembangkan
dalam teknis pelaksanaannya. Sehingga diklat yang dilaksanakan harus berbasis
inovatif sehingga pegawai merasa nyaman dan tertarik untuk mengikuti Diklat,
Diklat jangan dijadikan objek laluan hanya sebatas pelaksanaan tanpa hasil
maksimal, sudah semestinya Diklat adalah proses pencetakan kualitas SDM.
Dibanyak
organisasi pegawai antusias ketika ditawarkan untuk mengikuti Diklat, karena
pegawai merasa yakin ketika mereka mengikuti Diklat mereka akan mendapat
pengetahuan baru dan ketika berhasil pegawai akan mendapatkan penghargaan dari
organisasi.
I.
Pengembangan
Melalui Mutasi/Promosi
Promosi
adalah penghargaan dengan kenaikan jabatan dalam suatu organisasi ataupun
instansi baik dalam pemerintahan maupun non pemerintah (swasta). Menurut Husein
(2003) seseorang yang menerima promosi harus memiliki kualifikasi yang baik
dibanding kandidat-kandidat yang lainnya. Terkadang jender pria wanita serta
senioritas tua muda mempengaruhi keputusan tersebut. Hal inilah yang banyak
diusahakan oleh kalangan pekerja agar bias menjadi lebih baik dari jabatan yang
sebelumnya ia jabat. Dan juga demi peningkatan dalam status social. Promosi
merupakan kesempatan untuk berkembang dan maju yang dapat mendorong karyawan
untuk lebih baik atau lebih bersemangat dalam melakukan suatu pekerjaan dalam
lingkungan organisasi atau perusahaan.
1.
Pengertian Mutasi
Mutasi atau transfer menurut Wahyudi
(1995) adalah perpindahan pekerjaan seseorang dalam suatu organisasi yang
memiliki tingkat level yang sama dari posisi perkerjaan sebelum mengalami
pindah kerja. Kompensasi gaji, tugas dan tanggung jawab yang baru umumnya
adalah sama seperti sedia kala. Mutasi atau rotasi kerja dilakukan untuk
menghindari kejenuhan karyawan atau pegawai pada rutinitas pekerjaan yang
terkadang membosankan serta memiliki fungsi tujuan lain supaya seseorang dapat
menguasai dan mendalami pekerjaan lain di bidang yang berbeda pada suatu
perusahaan. Transfer terkadang dapat dijadikan sebagai tahapan awal atau batu
loncatan untuk mendapatkan promosi di waktu mendatang. Hakekatnya mutasi adalah
bentuk perhatian pimpinan terhadap bawahan. Disamping perhatian internal, upaya
peningkatan pelayanan kepada masyarakat adalah bagian terpenting dalam seluruh
pergerakan yang terjadi dalam lingkup kerja pemerintahan.
2.
Tujuan Mutasi
Tujuan mutasi menurut Mudjiono
(2000) adalah sebagai berikut :
a.
Untuk meningkatkan poduktivitas
kayawan
b.
Untuk menciptakan keseimbangan antar
tenaga kerja dengan komposisi pekejaan atau jabatan
c.
Untuk memperluas atau menambah
pengetahuan karyawan
d.
Untuk menghilangkan rasa bosan/jenuh
tehadap pekerjaannya
e.
Untuk memberikan perangsang agar
karyawan mau berupaya meningkatkan karir yang lebih tinggi
f.
Untuk alat pendorong agar spirit
kerja meningkat melalui pesaingan terbuka
g.
Untuk menyesuaikan pekerjaan dengan
kondisi fisik karyawan
3.
Sebab-sebab dan Alasan Mutasi
Sebab-sebab pelaksanaan mutasi
menurut Siswandi (1999) digolongkan sebagai berikut :
a.
Permintaan Sendiri
Mutasi atas permintaan sendiri
adalah mutasi yang dilakukan atasa keinginan sendiri dari karywan yang
bersangkutan dan dengan mendapat persetujuan pimpinan organisasi. Mutasi
pemintaan sendiri pada umumnya hanya
pemindahan jabatan yang peringkatnya sama baik, anatrbagian maupun pindah ke
tempat lain.
b.
Alih Tugas Produktif (ATP)
Alih tugas produktif adalah mutasi
karena kehendak pimpinanan perusahaan untuk meningkatkan produksi dengan
menempatkan karywan yang bersangkutan ke jabatan atau pekerjannya yang sesuai
dengan kecakapannya.
J.
Pengembangan
melalui GKM
1.
Definisi Gugus Kendali Mutu
Pengertian GKM di dalam perusahaan
adalah sekelompok kecil karyawan yang terdiri dari 3-8 orang dari unit kerja
yang sama, yang dengan sukarela secara berkala dan berkesinambungan mengadakan
pertemuan untuk melakukan kegiatan pengendalian mutu di tempat kerjanya dengan
menggunakan alat kendali mutu dan proses pemecahan masalah. Definisi lain GKM
adalah sejumlah karyawan dengan pekerjaan yang sejenis yang bertemu secara
berkala untuk membahas dan memecahkan masalah-masalah pekerjaan dan
lingkungannya dengan tujuan meningkatkan mutu usaha dengan menggunakan
perangkat kendali mutu.
2.
Mutu Usaha Secara Keseluruhan
a.
Produk, biaya, waktu dan penyediaan
b.
Keamanan, keselamatan dan kenyamanan
kerja
c.
Metodologi kerja baik bagi
kepentingan konsumen, maupun kepentingan pemerintah serta masyarakat pada
umumnya
Karena masalah mutu secara keseluruhan
akan tercermin pada semua segi dari suatu usaha, maka tiap perbaikan usaha,
betatapun kecilnya akan merupakan sumbangan yang bermakna bagi upaya
peningkatan mutu secara keseluruhan. GKM adalah kelompok yang ssemangat dan
tekadnya sangat besar, tetapi sederhana ambisinya, mereka tidak ingin
memaksakan diri untuk memecahkan masalah yang besar, melainkan :
a.
Masalah yang mereka alami sendiri
secara nyata
b.
Masalah yang berada dalam jangkauan
kemampuan dan wewenangnya
Sasaran GKM
a.
Meningkatkan kemampuan manajerial
para karyawan operasional, agar tumbuh kebiasaan berpikir analitis
b.
Mendorong setiap karyawan agar mampu
memberikan sumbangan pikiran yg berkaitan dengan pengendalian mutu, sehingga
tercipta lingkungan kerja dimana karyawan sadar akan mutu, permasalahan dan
merasa berkepentingan untuk memperbaikinya
c.
Meningkatkan moral karyawan dengan
membuka kesempatan untuk berperan serta dalam mengembangkan mutu di unit
kerjanya dengan didukung oleh pola hub karyawan dan atasan harmonis
d.
Mengarahkan agar setiap karyawan dapat
terlibat dalam suatu bentuk kerjasama kel yang dinamis dalam usaha untuk
mencari pemecahan masalah dalam mutu pelayanan/produk/mutu kerja
Tujuan Umum GKM
a.
Meningkatkan keterlibatan karyawan
anggota pada persoalan-persoalan pekerjaan dan paya pemecahannya
b.
Menggalang kerjasama kelompok (teamwork) yang lebih efektif
c.
Meningkatkan kemampuan memecahkan
masalah
d.
Meningkatkan pengembangan pribadi
dan kepemimpinan
K.
Pengembangan
Melalui Waskat
Untuk
menciptakan pengendalian manajemen yang memadai, digunakan delapan unsur Waskat
dalam rangka mencapai tujuan dan sasaran satuan organisasi/kerja. Delapan unsur
Waskat tersebut adalah pengorganisasian,personil, kebijakan, perencanaan,
prosedur, pencatatan, pelaporan, supervisi dan review intern. Pimpinan
organisasi wajib melakukan evaluasi secara terus menerus terhadap pelaksanaan
unsur Waskat dengan menggunakan beberapa metode seperti lembar periksa (checklist), jajak pendapat, bagan arus (flowchart) dan wawancara.
1.
Pengorganisasian
Organisasi adalah setiap bentuk persekutuan
antara dua orang ataulebih yang bekerja bersama-sama dan secara formal terikat
untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Organisasi membutuhkan adanya
struktur organisasi dan uraian tugas yang jelas. Struktur organisasi dibuat
untuk memberikan kejelasan tentang kedudukan, fungsi, kewenangan, dan tata
kerja yang berlaku didalamnya. Uraian tugas yang jelas dibutuhkan untuk
memastikan adanya pendelegasian wewenang, batas tanggung jawab, tugas, dan
fungsi. Seluruh tugas harus terbagi habis. Perangkapan jabatan dan konflik
kepentinganpribadi dalam organisasi harus dihindarkan, karena akan memperlemah
pengendalian manajemen. Pengorganisasian merupakan proses pembentukan
organisasi sehingga cakupannya lebih luas dan lebih dinamis dari pada istilah
organisasi. Melalui pengorganisasian, bentuk suatu organisasi pemerintah dapat
di desain sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan perkembangan. Didalamnya
termasuk fungsi manajerial ataupengelolaan sumber daya yang dimiliki berupa
manusia, unsur dan praunsur fisik, teknologi, dan dana, guna memanfaatkan
peluang yang diperoleh dan menghadapi tantangan pembangunan.
Suatu pengorganisasian yang baik
harus memenuhi kriteria, antara lain :
a.
Proses pembentukan dan penyusunan
struktur organisasi harus mengacu pada upaya menciptakan organisasi yang
efektif dan efisien
b.
Penyusunan struktur organisasi harus
mengacu pada misi dan tujuanorganisasi
c.
Pendefinisian wewenang tanggung
jawab untuk masing-masing jabatan harus seimbang dengan tugas dan fungsinya
d.
Penetapan pejabat harus sesuai
dengan kriteria yang ditetapkan (kompetensi) untuk masing-masing jabatan
e.
Pendelegasian wewenang harus diikuti
dengan tanggung jawab yang sesuai dengan tugas dan fungsinya
2.
Personil
Pembinaan personil merupakan upaya
menjaga agar faktor sumber daya manusia yang menjalankan sistem dan prosedur
satuan organisasi/kerja pemerintah memiliki kemampuan secara profesional dan
moral sesuai dengan kebutuhan tugas dan tanggung jawabnya. Keseimbangan
hubungan antara kemampuan dengan beban tugas dan tanggung jawabnya harus dijaga
karena kemampuan yang terlalu dominan terhadap tugas dan tanggung jawab akan
mengeliminasi kepuasan kerja, semangat, motivasi, dan kreativitas. Sebaliknya
jika beban tugas dan tanggung jawab melebihi batas kemampuan akan menghasilkan
kinerja di bawah standar yang pada akhirnya dapat menimbulkan inefisiensi dan
inefektivitas, mengurangi keandalan laporan, atau secara tidak disadari keluar
dari kebijakan dan peraturan. Untuk itu pembinaan personil harus dilakukan
secara sistematis dan terencana dengan baik.
Kegiatan pembinaan personil
dilakukan mulai dari proses rekruitmen sampai dengan pemberhentian, antara lain
:
1.
Formasi pegawai harus ditentukan
secara tepat
2.
Penerimaan dan penempatan pegawai
harus didasarkan pada formasi yang lowong dengan seleksi yang obyektif
3.
Pendidikan dan pelatihan untuk
meningkatkan kemampuan, keahlian, dan keterampilan serta pengembangan karier
pegawai
4.
Perencanaan dan pengembangan karier
yang jelas
5.
Sistem penghargaan yang dapat
memotivasi pegawai dan pemberian sanksi yang memiliki efek jera bagi pegawai
6.
Pemberhentian pegawai dilaksanakan
sesuai dengan ketentuan yangberlaku
3.
Kebijakan
Kebijakan merupakan pedoman yang
ditetapkan oleh pimpinan satuan organisasi/kerja untuk mendorong tercapainya
tujuan satuan organisasi/kerja. Perumusan kebijakan merupakan proses yang dapat
menghasilkan kebijakan yang memayungi dan mendasari kebijakan yang lebih
rendah, menghasilkan kebijakan yang mempererat, merenggangkan, dan membatasi
hubungan tata kerja bagian organisasi, serta menghasilkan kebijakan yang
merupakan penjabaran yang lebih operasional terhadap kebijakan yang lebih
tinggi. Perumusan kebijakan meliputi kebijakan perencanaan sampai pelaksanaan
dan pelaporan.
Suatu kebijakan yang baik harus
memenuhi beberapa kriteria berikut :
a.
Jelas dan tertulis
b.
Dapat secara efektif dikomunikasikan
kepada seluruh personil dalam organisasi
c.
Dapat memberikan motivasi pencapaian
tujuan, program atau target
d.
Tidak boleh tumpang tindih dan harus
ditinjau kembali secara berkala
e.
Transparan dan memberi unsur
komunikasi timbal balik antara staf dengan pimpinan
f.
Dapat meningkatkan disiplin kerja
para pegawai
g.
Konsisten dengan tujuan organisasi
h.
Konsisten dengan pola pemecahan
masalah yang baku yang berlaku dalam organisasi
4.
Perencanaan
Perencanaan merupakan suatu proses
penetapan tujuan serta langkah-langkah kegiatan yang akan dilakukan pada masa
datang dengan sumber daya yang diperlukan dalam rangka mewujudkan pencapaian tujuan
organisasi. Pengawasan melekat sebagian diwujudkan di dalam perencanaan karena
di dalamnya sudah memuat standar dan rambu-rambu yang harus dipatuhi dalam
pelaksanaan oleh seluruh jajaran pimpinan dan staf.
Suatu perencanaan yang baik harus
memenuhi beberapa kriteria berikut :
a.
Merupakan jabaran dari tujuan
b.
Melibatkan semua pihak terkait
c.
Realistis
d.
Mempertimbangkan prinsip ekonomi
e.
Dikomunikasikan
f.
Dapat diukur
g.
Menjadi dasar pelaksanaan kegiatan
h.
Fleksibel
i.
Dapat digunakan sebagai unsur
pengendalian
j.
Memperhitungkan risiko yang akan
dihadapi
5.
Prosedur
Prosedur merupakan rangkaian
tindakan untuk melaksanakan aktivitas tertentu yang harus dilakukan untuk
mencapai tujuan yang diharapkan. Prosedur yang baik mampu memberi kejelasan
bagi personil yang melaksanakan. Dengan demikian, prosedur harus dibuat secara
tertulis, sederhana, mudah dimengerti, disosialisasikan kepada pihak yang berkepentingan,
dan memberikan pelayanan prima kepada pemakai jasa (users). Suatu prosedur yang memenuhi kriteria tersebut diatas dan dipatuhi
pelaksanaannya, dengan sendirinya akan membentuk jaringan Waskat yang handal.
Pelaksanaan suatu prosedur yang baik
harus memperhatikan beberapa hal antara lain :
a.
Dapat menggambarkan kebijakan secara
eksplisit
b.
Prosedur harus memiliki tujuan yang
dapat diidentifikasi secara jelas
c.
Pengorganisasian prosedur harus
dapat menunjang tercapainya tujuan prosedur
d.
Penyusunan prosedur harus didukung
dengan kebijakan yang memadai
e.
Peraturan perundang-undangan yang
terkait harus dipertimbangkan didalam penyusunan prosedur
f.
Penempatan personil dalam
pelaksanaan prosedur harus memadai, baik kuantitas maupun kualitasnya
g.
Prosedur tidak terlalu rinci
sehingga kaku, kecuali untuk kegiatan yang bersifat mekanis
h.
Sederhana, efisien, dan aman
i.
Kegiatan-kegiatan atau
langkah-langkah di dalam prosedur harus terkoordinasi dan terdapat pengecekan
internal di dalamnya
j.
Dituangkan secara tertulis dan mudah
dimengerti
k.
Dikomunikasikan kepada semua pihak
yang terkait
l.
Hasil pelaksanaan prosedur harus
dibuatkan laporannya, dan
m. Direview
secara berkala
6.
Pencatatan
Pencatatan merupakan proses
pendokumentasian transaksi/kejadian secara sistematis yang relevan dengan
kepentingan organisasi instansi. Pencatatan juga mencakup proses pengolahan
data yang diperoleh menjadi informasi dalam bentuk keluaran olahan data atau
laporan. Dalam proses pengolahan data dilakukan klasifikasi data transaksi/kejadian
yang melibatkan faktor manusia, sistem yang bersifat manual ataupun
terotomatisasi, serta tujuan pengolahan. Dilingkungan satuan organisasi/kerja,
pencatatan meliputi kegiatan tata persuratan, pembukuan/akuntansi, administrasi
kepegawaian, administrasi barang dan jasa, dan dokumentasi kegiatan lainnya. Efektivitas
pengendalian yang memadai di bidang pencatatan akan menjamin keandalan proses
pengolahan data menjadi keluaran yang bebas dari kekeliruan dan kesalahan yang
signifikan.
Suatu pencatatan yang baik harus
memenuhi beberapa kriteria berikut :
a.
Dirancang sesuai dengan kebutuhan
dan kondisi organisasi
b.
Prosedur pencatatan dan manualnya
harus disusun dengan baik dan cermat
c.
Sistem pencatatan harus didukung
dengan kebijakan yang jelas dan memadai
d.
Pencatatan harus menggunakan dokumen
sumber, formulir, tabulasi,daftar-daftar statistik, dan buku-buku yang
dirancang secara memadai
e.
Lengkap dan informatif
f.
Mentaati sistem dan prosedur kerja
yang telah ditetapkan
g.
Diselenggarakan secara akurat dan
tepat waktu
h.
Diselenggarakan secara sederhana,
konsisten, runtut, dan terintegrasi
i.
Dipisahkan dari fungsi penguasaan
dan fungsi penyimpanan
j.
Direview secara berkala
7.
Pelaporan
Pelaporan merupakan bentuk
penyampaian informasi tertulis kepada unit kerja yang lebih tinggi (pemberi
tugas) atau kepada instansi lainyang mempunyai garis kepentingan interaktif
dengan instansi pembuat laporan. Pelaporan merupakan konsekuensi logis dari
adanya pendelegasian wewenang. Secara fisik, laporan dapat berbentuk surat atau
media lainnya.
Pelaporan yang baik harus memenuhi
beberapa kriteria berikut :
a.
Mengandung kebenaran, obyektif, dan
dapat dibuktikan
b.
Jelas dan akurat
c.
Langsung mengenai sasaran
d.
Lengkap
e. Tegas dan
konsisten
f. Tepat waktu
g. Tepat Ordenerimanya,
dan
h. Mempertimbangkan
faktor manfaat dan biaya
8. Supervisi dan Review Intern
Supervisi
merupakan pengawasan unsur pimpinan terhadap pelaksanaan tugas yang dilaksanakan
oleh stafnya. Review intern adalah suatu aktivitas untuk mengevaluasi
pelaksanaan kebijakan, program, dan kegiatan yang telah ditetapkan yang
dilakukan oleh pimpinan atau pejabat yang berwenang bersama-sama dengan staf
pimpinan atau dilakukan oleh APIP terhadap pelaksanaan tugas yang diberikan.
Dengan kata lain review intern adalah memeriksa apakah seluruh sistempengendalian
telah berfungsi secara baik, untuk memastikan keberhasilan pencapaian misi
organisasi.
Supervisi yang baik harus memenuhi
beberapa kriteria berikut :
a.
Bersifat pembinaan personil
b.
Tidak mengganggu jalannya kegiatan
organisas
c.
Dilaksanakan oleh orang atau
orang-orang yang memahami kegiatan yang disupervisi
d.
Mampu meningkatkan kinerja yang
berada dibawah standar, dan
e.
Menggunakan metode atau instrumen
yang tepat
Review intern yang baik harus
memenuhi beberapa kriteria berikut :
a. Dilakukan oleh pihak yang berkompeten dan independen
b. Dilakukan sesuai dengan kebutuhan
c. Ruang lingkup yang direview harus dirumuskan secara
jelas
d. Dilakukan secara periodik atau waktu tertentu
sesuai kebutuhan
e. Menekan perbaikan terhadap suatu kelemahan, bukan
mencari kesalahan, dan
f. Harus dilaksanakan secara efisien dan ekonomis
Tidak ada komentar:
Posting Komentar